- Digitalisierung -
nur Aufwand oder auch Mehrwert?
Die Arbeitswelt hat drei große Revolutionen erlebt. Die erste industrielle Revolution begann gegen 1760 in Großbritannien. Maschinen ersetzten Handarbeit, Eisen und Stahl waren die neuen Werkstoffe, die Dampfkraft ermöglichten den Betrieb neue Maschinen und Fabriken. Die zweite industrielle Revolution setzte um 1870 ein. Mit ihr wurden der Telegraf, die Eisenbahn, Gas- und Wasserversorgung eingeführt, und Henry Ford baute das Fließband. Die dritte industrielle Revolution begann mit dem Computer - und ist in vollem Gang.
Die Digitalisierung verändert die Wettbewerbssituation. Die Digitalbranche drängt sich in verschiedene Märkte und wird zunehmend bei den Unternehmen als Konkurrenz wahrgenommen. Folglich werden Innovationen die Märkte fundamental verändern. Zukunftsforscher gehen davon aus, dass wir künftig über Video kommunizieren und virtuell zusammenarbeiten werden. Arbeitnehmer werden nicht mehr in festen Beschäftigungsverhältnissen, sondern in Projekten arbeiten. Unser Leben wird immer mehr vernetzt. Viele dieser Entwicklungen sowie auch die Steigerung der Produktivität und Globalisierungen sind Innovations- und Digitalisierungstreiber. Viele Unternehmen haben erkannt, das ihnen Wettbewerber aus ihrer Branche voraus sind, die schon früh auf die Digitalisierung gesetzt haben.
Dies hat die Bundesregierung erkannt und versucht dies mit der Digitalen Agenda zu unterstützen und zu fördern.
Im Folgenden wird auf die steuerlichen und finanzwirtschaftlichen Umstände eingegangen. Das Feld der Digitalisierung ist jedoch weit umfangreicher.
Gesetzliche Grundlagen und Ansichten der Finanzverwaltung
Auch die Finanzverwaltung nutzt den Fortschritt der Digitalisierung, zuletzt mit dem Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens (StModG vom 18. Juli 2016), mit dem Ziel des Gesetzgebers, eine transparente und gerechte Steuerveranlagung zu erreichen. Zudem soll das steuerliche Verfahrensrecht zunehmend automatisiert erfolgen. Dieses Gesetz ist jedoch mehr ein Gesetz der Finanzverwaltung für die Finanzverwaltung.
Die EDV ist aber auch in Unternehmen nicht mehr weg zu denken. Sie erleichtert den Unternehmern die Verwaltung, den Zugriff und insbesondere die Dokumentation. Für die bereits bei Unternehmern vorliegende IT-Infrastruktur hat das Bundesministerium für Finanzen mit Schreiben vom 14.11.2014 die "neuen" Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GoBD – erlassen. Diese gewinnen besondere Relevanz, weil der Bundesfinanzhof die Rechte der Betriebsprüfung zuletzt mehrfach gestärkt hat. So lässt er den Zugriff der Finanzverwaltung auf Warenwirtschaftssysteme zu und hält Verfahrensdokumentationen im Zusammenhang mit der Kassenführung für erforderlich.
Absolute Sicherheit gegen Betrug und den Verlust wichtiger Daten lässt sich weder im Rahmen einer papiergebundenen noch einer elektronischen Buchführung garantieren. Die Anweisungen des Bundesministerium für Finanzen und des Bayrischen Landesamtes für Steuern lassen die Tendenz erkennen, einerseits dem Steuerpflichtigen hohe, oft kaum erfüllbare Verpflichtungen aufzuerlegen, andererseits jedoch technisch möglich gewordene Erleichterungen zu verweigern, auch wenn sie keine nennenswerten, zusätzlichen Gefahren für das Steueraufkommen bedeuten. Offen bleibt zudem für viele Bereiche, welche steuerlichen Folgen eine Verletzung der Aufbewahrungs- und Sicherungspflichten auslösen würde. Die Betriebe sind gut beraten, zur Vermeidung unnötiger Belastungen, auch in Form rechtlicher Auseinandersetzungen mit den Finanzbehörden, dem Bereich der ordnungsgemäßen Buchführung die nötige Aufmerksamkeit zu widmen.
Die jüngsten Prüfungsanordnungen der Finanzverwaltung enthalten nun in vielen Bezirken der Oberfinanzdirektion die Aufforderung, die Organisationsunterlagen aller digitalen Vor- und Nebensysteme inklusive der Bedienungsanleitungen und Programmierprotokolle sowie eine Verfahrensdokumentation vorzulegen. Außerdem wird die Bereitstellung aller digitalen Einzeldaten – und zwar auch der Vor- und Nebensysteme – verlangt. Mitunter betreffen die Aufforderungen sogar bereits die Veranlagungszeiträume vor 2015, also Jahre, in denen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD; BMF, Schreiben vom 14.11.2014, BStBl 2014 I S. 1450) noch nicht anzuwenden waren.
Auswahl der Software
Die Auswahl an Software-Anbieter ist groß. Die Wahl des Programmes sollte den betrieblichen Abläufen, der Größe des Unternehmens, der notwendigen Schnittstellen und der gewünschten Flexibilität entsprechen. Allerdings sind dabei zwingend die Voraussetzungen der Revisionssicherheit, Archivierungspflicht und des Datenschutzes zu beachten. Für Einzelunternehmer ist ein einfaches Programm (z.B. LexOffice) mit einer Schnittstelle für den Steuerberater sicherlich ausreichend, während für ein produzierendes Unternehmen mit Wareneinkauf und vielen Mitarbeitern eine umfangreichere Software-Lösung notwendig ist.
Die Vorteile weg von Papier hin zur elektronischen Verarbeitung können sein:
- Der Zugriff kann für berechtigte Personen eingeschränkt werden.
- Die Berechtigten haben jederzeit Zugriff auf die Daten.
- Die Mieten steigen, Speicherplatz wird günstiger - Senkung der Kosten für die Archivierung
weitere Vorteile einer verfahrensdokumentation und eines tax cms
Unternehmer sollten sich die von der Finanzverwaltung vorgeschriebenen Grundsätze zu Nutze machen. Denn durch Aufnahme des Verfahrens und durch Prüfung der Schnittstellen und ggf. der damit verbundenen Feststellung von Optimierungsmöglichkeiten können neben der Dokumentationssicherheit gegenüber der Finanzverwaltung auch weitere betriebswirtschaftliche Gründe für eine Vefahrensdokumentation und ein Tax Compliance Management Systems (Tax CMS) sprechen.
Zwar bedeutet dies im ersten Schritt einen hohen Aufwand an Zeit und Ressourcen, der jedoch deutlich zurück gewonnen werden kann durch:
- Vermeidung von Mehrarbeit aufgrund unorganisierter Doppelarbeiten
- Vermeidung von Mehrarbeit und Kosten, die aufgrund von Fehlern eintreten
- einfachere und damit effizientere Arbeitsabläufe
- leichtere Arbeitsbedingungen für Stellvertretung bei Krankheit und Urlaub
- allgemein verbessertes Betriebsklima durch Abbau von Risiken
Wer hilft mir dabei?
Nicht nur, um der Finanzverwaltung ein innerbetriebliches Kontrollsystem in Form eines Tax CMS vorweisen zu können, sondern vor allem aus unternehmenseigenen Überlegungen zur Rationalisierung und auch zur Vermeidung von Diebstählen und Unterschlagungen empfiehlt sich die Einrichtung eines Tax CMS. Unternehmer können aus unproduktiver Eigenverwaltung produktive Organisationstrukturen schaffen.
Nicht zu verachten sind die günstigen Finanzierungsangebote und Förderprogramme, z.B. der ERP-Digitalisierungs- und Innovationskredit der KfW und das Förderprogramm "go-digital" des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie.
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